Qu'est-ce qu'un numéro d'UGS et comment l'utiliser ?

Si vous vendez des produits en ligne ou en magasin, vous avez probablement entendu parler du terme "numéro SKU". Mais de quoi s'agit-il exactement ? Comment peut-il vous aider à mieux gérer vos stocks ?

Dans ce guide, nous verrons ce qu'est un numéro d'UGS, comment le trouver, comment le créer et, surtout, comment l'utiliser efficacement dans votre entreprise.

Principaux enseignements

• Un SKU (Stock Keeping Unit) est un code unique utilisé par les entreprises pour contrôler les produits individuels.
  
  
• Il est facile de trouver l'UGS du produit. Vous pouvez consulter l'emballage, le site web ou les systèmes d'inventaire.
  
  
• Il existe deux façons de créer une UGS : (1) manuellement et (2) automatiquement. La méthode choisie peut dépendre de votre configuration.
  
  
• Le fait de disposer d'un UGS peut aider votre entreprise à bien des égards, notamment en ce qui concerne l'organisation des produits, l'exactitude des commandes et les rapports d'inventaire.

Que signifie UGS ?

SKU signifie Stock Keeping Unit (unité de gestion des stocks). Il s'agit d'un code alphanumérique unique attribué à un produit et à ses variations, comme la taille, la couleur ou le modèle. Les entreprises utilisent les UGS à différentes fins, par exemple :

• Suivi des stocks
• Accélérer le traitement des commandes
• Réduire la confusion entre des articles similaires

Contrairement aux codes-barres (qui sont universels), les vendeurs créent et personnalisent les UGS. Il s'agit d'outils internes qui facilitent la gestion des stocks.

Quelle est la différence entre les UGS et les codes-barres CUP ?

De nombreux consommateurs confondent les CUP et les UGS. Cependant, les propriétaires de petites entreprises et les membres du personnel des entrepôts qui gèrent les stocks doivent connaître la différence.

Un UPC ou code universel des produits est un code-barres à 12 chiffres utilisé pour scanner les produits à la caisse. Comme nous l'avons mentionné, les codes-barres UPC sont universels et reconnus dans le monde entier. Chaque numéro est attribué par GS1 (Global Standards One) et est utilisé par tous les détaillants qui vendent le même produit.

D'autre part, un SKU, comme mentionné précédemment, est un numéro unique créé par le vendeur pour suivre l'inventaire en interne. Chaque entreprise peut concevoir son propre système d'UGS en fonction des attributs du produit tels que le type, la taille ou la marque.

En bref :

• UPC = universel, basé sur un code-barres, à usage externe
• SKU = personnalisé, défini par le vendeur, à usage interne

Les deux peuvent exister sur le même produit, mais ils servent des objectifs différents.

Comment effectuer une recherche de numéro d'UGS

Vous recherchez les données SKU d'un produit ? Voici les endroits les plus courants à consulter :

Utiliser le site web du vendeur

De nombreux détaillants indiquent les numéros d'UGS dans la description du produit ou dans la section des spécifications de leurs pages produits. Il peut s'agir de différents numéros d'UGS pour des variations telles que la taille ou la couleur. Cette pratique est particulièrement courante sur les sites de commerce électronique tels qu'Amazon, Best Buy ou Walmart.

Vérifier l'emballage ou l'étiquette du produit

Les numéros d'UGS sont souvent imprimés sur les étiquettes des produits, les emballages ou les étiquettes, en particulier dans le commerce de détail. Ils se trouvent à proximité du code-barres, des informations sur les prix ou d'autres détails du produit.

Utiliser des systèmes de gestion des stocks

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, deux options s'offrent à vous pour répertorier les UGS de chaque article de votre catalogue.

1. POS (Point de vente)
2. Système de gestion des UGS

En outre, des plateformes telles que Shopify, WooCommerce et QuickBooks Commerce prennent toutes en charge le suivi des UGS.

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, votre système de gestion des points de vente (POS) ou des UGS répertorie les UGS de chaque article de votre catalogue. Des plateformes telles que Shopify, WooCommerce et QuickBooks Commerce prennent toutes en charge le suivi des UGS.

Utiliser un outil de recherche tiers

Il existe des outils et des bases de données en ligne (certains avec un générateur intégré) qui vous permettent de rechercher des UGS sur la base des détails du produit. Bien que ces outils ne soient pas toujours fiables à 100 %, ils peuvent vous aider si vous êtes bloqué.

Contacter le fabricant

Si vous ne parvenez pas à trouver le numéro SKU par vous-même, vous pouvez contacter directement le fabricant. Il pourra vous donner le numéro SKU exact lié à l'article dans son inventaire.

Comment créer des numéros d'UGS

La création d'un numéro d'UGS unique est l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour organiser vos stocks. Vous pouvez le faire manuellement ou utiliser un logiciel.

Gestion manuelle des UGS

La méthode manuelle consiste à élaborer un format d'UGS structuré à l'aide d'abréviations ou de codes. Ces codes représentent les attributs clés du produit, tels que la catégorie, la marque, la couleur et la taille.

Par exemple : TSH-NIKE-BLK-M

Il est synonyme de :

• TSH = T-shirt (catégorie de produits)
• NIKE = Nike (marque)
• BLK = Noir (couleur de l'article)
• M = Moyen (taille de l'article)

Un système d'UGS bien organisé améliore la visibilité des stocks, permet une identification plus rapide des produits et aide à automatiser les points de commande en reliant les UGS à la disponibilité des produits en temps réel et à la rapidité des ventes.

Gestion automatisée des UGS

Si vous disposez d'un vaste catalogue de produits, intégrez un générateur automatique d'UGS à votre plateforme de commerce électronique ou d'inventaire. Cela peut considérablement rationaliser vos opérations. Ces outils génèrent des numéros d'UGS sur la base de règles prédéfinies, garantissant ainsi l'identification unique de chaque produit.

Les numéros d'UGS étant clairement expliqués dans un format cohérent, il devient beaucoup plus facile de les utiliser :

• Éléments de suivi
• Réduire les erreurs de saisie manuelle
• Maintenir des niveaux de stock précis au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise

Comment utiliser efficacement les UGS

Une fois que vous avez mis en place vos UGS, voici comment en tirer le meilleur parti :

1. Créer un format d'UGS clair

Utilisez un format qui inclut des détails clés sur les articles tels que le type, la marque, la couleur et la taille. La création de numéros d'UGS clairs pour suivre ces attributs rend votre système facile à lire, court et cohérent.

Par exemple, si vous êtes un magasin de détail qui vend un sweat à capuche Adidas bleu moyen pour homme, vous pouvez créer une UGS comme :

HOOD-ADID-BLU-M

2. Attribuer un code UGS à chaque produit

Chaque variation de produit, comme les différentes tailles ou couleurs, doit avoir son propre UGS. La gestion d'un nombre adéquat d'UGS permet d'éviter les confusions et d'assurer un suivi précis des articles.

Par exemple, si vous vendez une robe en 3 tailles (Small, Medium, Large) et 2 couleurs (Black, White), vous aurez besoin de 6 UGS comme celles-ci :

1. DRE-BLK-S
2. DRE-BLK-M
3. DRE-BLK-L
4. DRE-WHT-S
5. DRE-WHT-M
6. DRE-WHT-L

Cela permet de s'assurer que chaque variation spécifique est prise en compte dans votre système d'inventaire.

3. Utiliser les UGS dans votre système d'inventaire

Saisissez vos UGS dans votre système d'inventaire ou de point de vente. Vous pouvez facilement suivre les niveaux de stock, identifier les articles populaires par leur numéro d'article et rationaliser le réapprovisionnement.

Par exemple, HOOD-NIKE-GRY-M est le numéro d'article de votre sweat à capuche Nike gris le plus vendu, en taille moyenne. Il est plus facile pour vous d'évaluer ses performances et de le commander à nouveau avant qu'il ne soit épuisé.

4. Simplifier l'exécution des commandes

Les UGS réduisent les erreurs de prélèvement et d'emballage en identifiant clairement chaque produit. Il est plus facile de suivre les mouvements des produits dans votre système. Votre équipe d'entrepôt vous remerciera certainement !

C'est simple :

Le fait d'avoir des UGS distinctes, comme MUG-RED-12OZ et MUG-BLU-16OZ, permet au personnel de choisir et d'expédier le bon article à chaque fois.

5. Améliorer l'analyse des rapports

Grâce aux UGS, vous pouvez générer des rapports détaillés sur les performances des produits. Vous pouvez savoir ce qui se vend rapidement, ce qui a besoin d'être réapprovisionné et quels sont les articles qui pourraient avoir besoin d'un coup de pouce promotionnel.

Par exemple :

Votre rapport d'UGS montre que 'SHOE-NIKE-BLK-9' est constamment en rupture de stock. En revanche, l'article "SHOE-ADID-GRN-8" n'a pratiquement pas bougé. Vous savez donc qu'il faut commander à nouveau la taille la plus demandée et envisager de faire une remise ou une promotion sur l'article qui se vend le moins bien.

6. Former votre équipe

Sans formation adéquate sur les UGS, le personnel peut mal lire les codes des articles, ce qui entraîne des erreurs coûteuses telles que l'envoi de la mauvaise taille ou de la mauvaise couleur. Le personnel peut accidentellement prendre un article HOOD-BLK-M au lieu d'un article HOOD-BLK-L. Cela peut automatiquement frustrer les clients et entraîner des retours inutiles. Cela peut automatiquement frustrer les clients et entraîner des retours inutiles.

La formation de votre équipe à la lecture et à l'utilisation correcte des UGS est utile :

• Réduire les erreurs d'exécution
• Accélérer le traitement des commandes
• Améliorer la précision de l'inventaire

En outre, il permet aux équipes de vente et d'assistance de référencer les articles exacts en toute confiance. Sans cela, les entreprises risquent de réduire leurs opérations, d'avoir des registres de stocks inexacts et d'avoir de mauvaises expériences avec leurs clients.

Réflexions finales

Les UGS sont plus que de simples codes de produits. Ce sont des outils essentiels pour une gestion efficace de l'entreprise. De l'organisation de vos stocks à la simplification de vos opérations, l'utilisation correcte des UGS permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de soutenir la croissance de l'entreprise.

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Aman Chopra

Aman s'occupe du département de marketing de contenu chez Stallion Express. Il est passionné par l'idée d'aider les entreprises à se développer en leur fournissant des informations et des tendances actualisées dans le secteur du commerce électronique. En dehors du bureau, vous pouvez le trouver sur le terrain de football en train d'encourager le Real Madrid.