Expédition d'une petite entreprise au Canada : De quels documents avez-vous besoin ?

Pendant des siècles, le secteur canadien du transport maritime a prospéré parce qu'il accordait la priorité à la manutention et à l'échange efficaces de marchandises avec les clients. Selon StatistaPostes Canada a livré un total de 320 millions de colis d'expédition en 2019, ce qui représente une augmentation considérable par rapport aux 296 millions de colis livrés en 2018 et aux 242 millions de colis livrés en 2017. Ces données sont principalement attribuées à l'expédition par les petites entreprises au Canada qui livrent chaque jour des marchandises à l'intérieur et à l'extérieur du pays. Les secteurs privé et public de l'expédition savent que le fait de donner la priorité aux petites entreprises peut en fin de compte contribuer à la croissance de l'économie, et c'est pourquoi l'expédition par les petites entreprises est à l'avant-plan de l'identité maritime du Canada.

Si vous êtes un entrepreneur ayant sa propre petite entreprise au Canada, vous n'êtes peut-être pas encore familiarisé avec les documents que vous devez remplir et préparer lorsque vous décidez de faire expédier vos produits. Certains entrepreneurs sautent complètement cette étape et ne comprennent pas pourquoi ces documents sont nécessaires. En conséquence, leurs envois sont retenus ou rejetés à la frontière par les agences douanières canadiennes. Certains paient même des frais inutiles pour des pénalités. 

On peut affirmer sans risque de se tromper que perdre un temps précieux et de l'argent à cause de la négligence n'est pas la meilleure décision commerciale. Cet article présente une vue d'ensemble de tous les documents que vous devez préparer pour que vos envois soient livrés aux clients. La rationalisation de ce processus est essentielle pour vous aider à intégrer une méthode adaptée au service d'expédition et de publipostage.

Pour commencer, les douanes canadiennes ont besoin des documents essentiels suivants pour dédouaner vos produits en vue d'une expédition réussie :

• Formulaire de demande B13A ;
• Facture des douanes canadiennes ;
• Document de connaissement (BOL) ;
• Manifeste d'expédition ou document de contrôle du fret (CCD), et 
• Autres permis d'exportation.

#1. Formulaire de demande B13A

Le formulaire de demande B13A est un document exigé par les douanes canadiennes pour les envois à l'étranger de tous les produits d'exportation. Les douanes canadiennes exigent une demande B13A pour les envois d'une valeur supérieure à 2 000 CAD (à l'exception des envois à destination des États-Unis, de Porto Rico ou des îles Vierges américaines), ou pour les marchandises réglementées, interdites et contrôlées, quelle que soit la valeur du produit.

Si vous devez déposer un B13A pour vos produits, vous devez disposer d'une déclaration d'exportation canadienne automatisée et soumettre votre B13A au moins deux jours avant le transport. Vous devez également préparer au moins trois copies de votre formulaire B13A lorsque vous faites vérifier vos envois. Le non-respect de cette exigence douanière essentielle, ou même le fait de fournir des informations manquantes ou inexactes, entraînera une sanction administrative pécuniaire (RSAP). En tant qu'entrepreneur, il est préférable de préparer le formulaire B13A à l'avance afin de ne pas avoir à payer ces frais supplémentaires.  

#2. Document de facturation des douanes canadiennes

La facture douanière canadienne (CCI), parfois appelée facture commerciale, est un document de facturation individuel exigé par les douanes canadiennes avant l'expédition d'un produit. Essentiellement, la CCI est une version plus détaillée du formulaire B13A qui peut être remplie par un importateur, un exportateur ou un agent des douanes. Si vous ne remplissez pas ou fournissez des informations inexactes sur votre CCI, vous risquez de voir vos produits bloqués à la frontière pendant un certain temps.  

Les services d'expédition de petites entreprises au Canada exigent généralement les documents suivants de la part des entrepreneurs :

• Nom légal complet, adresse et pays de naissance du vendeur ;
• Nom complet, adresse et pays de résidence du bénéficiaire ;
• Description détaillée du contenu d'un envoi ;
• Poids de l'envoi (les poids net et brut doivent être mesurés) ;
• Devise de règlement des frais d'expédition (par exemple, frais d'expédition pour les entreprises de commerce électronique) ;
• Valeur de l'envoi ;
• Numéro(s) de commande du client ;
• Conditions de livraison et de paiement et
• Informations complémentaires (numéros de licence d'importation/exportation, détails de l'assurance maritime, etc.)

Il est également essentiel de noter que toutes les marchandises ne nécessitent pas une CCI. Par exemple, l'expédition de biens de consommation non restreinte vers les États-Unis, Porto Rico ou les îles Vierges américaines ne nécessite pas de formulaire de déclaration d'exportation, de sorte que l'ICC n'est pas nécessaire. Pour éviter tout problème à la frontière, déterminez l'admissibilité de votre produit à l'exportation en consultant le site officiel de l'Agence des services frontaliers du Canada.

#3. Document de connaissement (BoL) 

Un connaissement (BOL) est un dossier juridique établi entre le vendeur d'un produit et le destinataire. Les douanes canadiennes l'utilisent couramment pour les raisons suivantes :

• Il fait office de contrat de transport officiel certifiant qu'un produit est destiné à être expédié ;
• Il comprend des informations pertinentes sur l'expédition (coordonnées du vendeur et du destinataire, ports d'origine/destination, volume final de la cargaison, etc.)  
• Il décrit les conditions de transport que le vendeur et le destinataire sont tous deux tenus de respecter, et 
• Il confirme que le produit restera en bon état pendant le processus de transit (à signer par le chauffeur avant de charger le produit dans le camion).

Comme indiqué, un BOL contient des informations nécessaires qui servent de preuves pour le formulaire de demande B13A ou l'ICC. Par exemple, les vendeurs sont tenus d'indiquer la quantité de produits, le poids net et brut et la date d'enlèvement lorsqu'ils remplissent un BOL. Comme les deux premiers documents, les BOL ne sont pas nécessaires pour tous les envois. Pour éviter toute mésaventure, les entrepreneurs doivent se renseigner sur les directives douanières canadiennes avant de préparer tous les documents.

#4. Document de contrôle du fret (DCC)

Le document de contrôle du fret (DCC), également connu sous le nom de manifeste d'expédition ou de formulaire A8A de l'autoroute, est un document douanier qui contient des informations cruciales sur un produit. Il comporte principalement un code d'expédition unique établi par les douanes canadiennes pour les aider à identifier les origines du transporteur et des expéditions avant qu'elles ne soient livrées à un endroit désigné. Le code à barres à quatre chiffres, appelé numéro de contrôle du fret (NCF), est attribué individuellement par les autorités douanières sur la base des données disponibles suivantes :

• Adresse d'origine et de destination du produit ;
• Classification et description des produits ;
• Nom complet du transporteur ;
• Code officiel du transporteur, et
• Taille, quantité et poids de l'emballage.

#5. Une licence d'exportation valide

Avant même d'être autorisées à expédier des produits du Canada vers d'autres pays, les autorités locales exigent de toutes les entreprises qu'elles demandent une licence d'exportation en bonne et due forme. Selon la loi sur les licences d'exportation et d'importation (LLEI), tout entrepreneur peut demander cette licence seul ou par l'intermédiaire d'un courtier en douane. Par l'intermédiaire d'un courtier en douane, les vendeurs sont tenus de déposer une demande de licence d'exportation pour chaque expédition. Vous devez avoir un numéro de dossier EIPA (pour obtenir ce document, vous devez vous enregistrer pour une demande distincte auprès du MAECI) avant de payer une taxe de 14,00 CAD. La licence d'exportation est accordée dans les 30 jours.

Si vous décidez d'introduire votre demande seul, vous devez envoyer vos documents par courrier ou par télécopie directement à la MAECI. Toutefois, seules les demandes portant sur des montants fixes seront acceptées et elles devront être payées par chèque.     

Conclusion : Les services d'expédition pour petites entreprises du Canada sont efficaces avec les bons documents.

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